Lylyisten yhteisten vesialueiden osakaskunnan tietosuojaseloste

 
Tietosuoja-asetuksen mukainen seloste henkilötietojen käsittelystä Lylyisten yhteisten vesialueiden osakaskunnan (”LYVO”, ”osakaskunta”) toimesta.
 
Tietosuojaseloste on rekisteriselostetta laajempi asiakirja. Se toimii apuvälineenä henkilötietojen käsittelyn hahmottamiseen, ja sen tarkoituksena on osaltaan varmistaa ja osoittaa, että henkilötietoja käsitellään tietosuojalainsäädännön mukaisesti. 
 
Seloste on osa Lylyisten yhteisten vesialueiden osakaskunnan osoitusvelvollisuuden toteuttamista. Rekisteröityjä on informoitava henkilötietojen käsittelystä. Käsittelytoimia koskevaa selostetta voidaan hyödyntää rekisteröidyille suunnatun informaation tuottamisessa.
 
Osakaskunnan rekisterinpitäjän tai henkilötietojen käsittelijän ydintehtävät muodostuvat käsittelytoimista, jotka edellyttävät rekisteröityjen säännöllistä ja järjestelmällistä seurantaa. Tämän LYVOn henkilötietojen käsittelyselosteen on tarkistanut osakaskunnan tietosuojavastaava.
 
 

1. YLEISET PERIAATTEET

Osakaskunta noudattaa henkilötietojen käsittelyssä seuraavia tietosuojadirektiiviin (GDPR) pohjautuvia yleisperiaatteita.

1.1 Huolellisuus
Henkilötietoja käsitellään laillisesti, noudattaen huolellisuutta ja hyvää tietojenkäsittelytapaa sekä toimitaan muutoinkin niin, ettei rekisteröidyn yksityiselämän suojaa ja muita yksityisyyden suojan turvaavia perusoikeuksia rajoiteta.
 
1.2 Henkilötietojen käsittelyn suunnittelu ja käyttötarkoitussidonnaisuus 
Henkilötietojen käsittely on asiallisesti perusteltua osakaskunnan toiminnan kannalta ja tiedon elinkaari on määritetty ennakkoon.  Henkilötietoja käytetään vain tarkoitukseen, joka ei ole ristiriidassa tiedon ennakkoon määritetyn käyttötarkoituksen kanssa.
 
1.3 Tietojen tarpeellisuus ja virheettömyys
Rekisteriin kerätään ainoastaan henkilötietojen käsittelyn kannalta tarpeellista tietoa. Rekistereissä olevaa tietoa pyritään jatkuvasti päivittämään, täydentämään ja pitämään ajan tasalla. 
 
1.4 Läpinäkyvyys ja tietojen suojaaminen
Henkilötietojen käsittelyn periaatteet ovat avoimet ja läpinäkyvät. Henkilötiedot suojataan kaikissa käsittelyvaiheissa ulkopuolisilta.
 
Tietoturvaloukkauksella tarkoitetaan loukkausta, jonka seurauksena on henkilötietojen vahingossa tapahtuva tai lainvastainen tuhoaminen, häviäminen, muuttaminen, luvaton luovuttaminen taikka pääsy tietoihin.
 
 

2. HENKILÖTIETOJEN TIETOTURVALOUKKAUKSIIN VALMISTAUTUMINEN

Mahdollisen loukkauksen tapahtuessa, on tapahtuman havainneen henkilön ilmoitettava siitä ilman aiheetonta viivytystä osakaskunnan hoitokunnalle tai sen valtuuttamalle taholle, joka päättää mahdollisista toimenpiteistä. 

Loukkausta koskeva ilmoitus tehdään valvontaviranomaiselle mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa loukkauksen ilmitulosta. 
 
Ilmoitusta ei tarvitse tehdä, mikäli loukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä. 
 
Tietoturvaloukkauksesta ilmoitetaan rekisteröidyille, jos loukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.
 
Tässä ilmoituksessa kuvataan selkeällä ja yksinkertaisella kielellä muun muassa henkilötietojen tietoturvaloukkauksen luonne ja tietoturvaloukkauksen todennäköiset seuraukset. Ilmoitus tehdään ilman aiheetonta viivytystä. 
 
Osakaskunta dokumentoi kaikki henkilötietojen tietoturvaloukkaukset ja loukkaukseen liittyvät seikat, loukkauksen vaikutukset ja toteutetut korjaavat toimet, joiden perusteella valvontaviranomainen voi tarkistaa, että rekisterinpitäjä on noudattanut ilmoitusvelvollisuuttaan. 
 
Valvontaviranomaisena on Tietosuojavaltuutetun toimisto (Pl. 800, 00521 Helsinki, tietosuoja@om.fi).
 
 

3. TIETOVARASTO

Osakaskunta pitää yllä sähköistä yhteystietorekisteriä. Yhteystietorekisteri sijaitsee osakaskunnan hoitokunnan puheenjohtajalla tallennettuna tämän tietokoneelle.

Rekisteritietoihin pääsee käsiksi ainoastaan osakaskunnan varapuheenjohtaja. Rekisteritietojen selaaminen ja hyödyntäminen edellyttää osakaskunnan toimintaan liittyvää tarvetta.
 
Tietorakenteena käytetään taulukkotietorakennetta (Excel tiedosto) jota voidaan tarvittaessa lukea ja käsitellä yleisimmissä taulukkolaskentaohjelmissa.
 
Yhteystietorekisterin tarkoituksena on kerätä vesialueiden omistajista Kalastuslain (379/2015) ja Yhteisaluelain (758/1989) vaatimien osakaskunnan velvoitteiden ja hallintotehtävien hoitamiseksi sekä muuta osakaskunnan toimintaa varten tarpeellista tietoa.
 
Osakaskunnan osakkaina voi olla henkilöitä ja yhteisöjä. 
 
Yhteystietorekisterin tiedot kerätään osakaskunnan toimintaa ohjaavien lakien mukaisten tehtävien suorittamiseksi.
 
3.1 Rekisterinpitäjä
 
Nimi: Lylyisten yhteisten vesialueiden osakaskunta
Kiinteistötunnus: 444-427-876-1
Sähköpostiosoite: hoitokunta@lyvo.fi
 
3.2 Rekisteriasioita hoitaja henkilö
 
Nimi: Kalle Färkkilä, hoitokunnan varapuheenjohtaja
Yhteystiedot: hoitokunta@lyvo.fi
 

4. REKISTERIN NIMI

Rekisterin nimi on Lylyisten yhteisten vesialueiden osakaskunnan yhteystietojen ylläpitoa varten olemassa oleva Yhteystietorekisteri.

 
 

5. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTE

Yhteystietorekisteriin kerätään ja siinä ylläpidetään tarvittavina tietoina Kalastuslain ja Yhteisaluelain edellyttämät yhteydenpidon mahdollistavat tiedot (ks kohta 6 alla).

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjälle kuuluva oikeus ja perusteltu tarve käsitellä tietoja ja viestiä LYVO:n osakkaille tai näiden nimeämille yhteyshenkilöille.
 
Henkilötietoja kerätään osakkailta itseltään ja tarvittaessa julkisista lähteistä, kuten Maanmittauslaitokselta.
 
 

6. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Osakaskunta ei kerää arkaluontoiseksi tiedoksi luokiteltua tai salassapidettävää tietoa. Rekisterissä käsitellään seuraavia tietoja:

    • osakaskunnan osakkaan tai tämän nimeämän edustajan tai yhteyshenkilön nimi
    • osakaskiinteistön kiinteistötunnus
    • osakaskiinteistön omistajan sähköpostiosoite
    • osakaskiinteistön omistajan postiosoite
    • osakaskiinteistön omistajan puhelinnumero

 

7. HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT

Osakaskunta ei luovuta yhteystietorekisterin tietoja toisille osakkaille tai kolmansille osapuolille.

 

8. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin niitä on tarpeen säilyttää sen tarkoituksen täyttämiseksi, jota varten ne on kerätty tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

 
Henkilötietojen säilytyksessä huomioidaan passiivisiksi jääneet henkilötiedot, joita poistetaan säännöllisesti, esimerkiksi osakaskiinteistön omistajanvaihdoksessa edellisen omistajan yhteystiedot poistetaan automaattisesti kun niiden tilalle tulevat uudet, korvaavat ajantasaiset tiedot.
 
 

9. REKISTERÖITYJEN OIKEUDET HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYSSÄ

 
9.1 Oikeus tarkastaa tiedot
 

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu ja saada jäljennös tiedoista. Rekisteröidyn tulee lähettää tarkastuspyyntö hoitokunta@lyvo.fi -sähköpostiosoitteeseen. Rekisteröidyn tulee esittää tarkastuspyynnössä tiedon etsimiseen tarpeelliset tiedot. Tarvittaessa rekisterinpitäjä kysyy lisätietoja rekisteröidyn tunnistamiseksi.

Tarkastuspyynnön vastaus toimitetaan tarkastuspyynnön esittäneelle sähköpostitse, jollei rekisteröity pyydä lähettämään tietoja muulla tavoin.

 
9.2 Oikeus tiedon korjaamiseen
 
LYVO huolehtii omien mahdollisuuksiensa mukaan käsittelemiensä henkilötietojen laadusta. LYVO oikaisee, poistaa tai täydentää virheellisen tai tarpeettoman henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta.
 
9.3 Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
 
Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että LYVO rajoittaa käsittelyä, jos rekisteröity esimerkiksi kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden. Tällöin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden.
 
9.4 Oikeus vaatia tietojen poistamista tai vastustaa tietojen käsittelyä
 
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista tai vastustaa niiden käsittelyä silloin kun se perustuu oikeutettuun etuun. 
 
9.5 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
 
Rekisteröity voi tehdä henkilötietojen käsittelystä valituksen valvovalle viranomaiselle, joka on tietosuojavaltuutettu.
 
 

10. Muutokset tietosuojakäytäntöön

LYVO voi tehdä muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen ja siihen liittyviin tietoihin. LYVO suosittelee, että rekisteröidyt käyvät katsomassa tätä tietosuojakäytäntöä säännöllisesti saadakseen tiedon siihen mahdollisesti tehdyistä muutoksista.

 

11. Evästeet

LYVO käyttää www-sivuillaan vierailijatilastoinnin mahdollistavia yleisiä evästeitä. Käyttäjiä yksilöiviä tai seuraavia evästeitä ei käytetä.

LYVOn www-sivuille on sisällytetty LYVOn Facebook-tilin julkaisujen syöte. Facebookin käyttämistä evästeistä on olemassa erillinen, Facebookin laatima seloste.

Tätä sivua on päivitetty viimeksi 25.5.2021